ERP, İngilizce Enterprise Resource Planning ifadesinin kısaltmasıdır; Türkçede kurumsal kaynak planlaması olarak geçer. Bir ERP programı satış, satın alma, stok, üretim, sevkiyat, muhasebe ve insan kaynakları gibi bölümlerin aynı veriyle çalışmasını sağlar. Siparişi alan satış ekibi, malzemeyi planlayan üretim, faturayı kesen muhasebe aynı kaydı görür ve aynı kaydı günceller.
Bu yazı ERP'nin ne işe yaradığını, bir işletmenin ne zaman ERP'ye ihtiyaç duyduğunu ve seçim yaparken nelere bakılması gerektiğini anlatıyor. Belirli bir ürünü önermiyoruz; doğru seçim işletmenin süreçlerine göre değişir.
ERP programı ne işe yarar?
ERP'nin temel işi, aynı bilginin farklı yerlerde tekrar tekrar girilmesini ortadan kaldırmaktır. Bir mobilya üreticisini düşünelim. Bayiden gelen sipariş satış ekibinde bir tabloya, üretim planında başka bir tabloya, depoda ayrı bir deftere ve muhasebede ayrı bir programa girilir. Her aktarım yeni bir hata ihtimali ve yeni bir bekleme demektir.
ERP kullanan bir işletmede aynı sipariş bir kez girilir ve sistem gerisini zincirleme yürütür:
- Sipariş onaylandığında gereken hammadde stokta kontrol edilir; eksikse satın alma talebi oluşur.
- Üretim planı siparişin teslim tarihine göre sıraya girer.
- Ürün depoya girdiğinde stok güncellenir, sevkiyat hazırlanır.
- Sevkiyatla birlikte fatura kesilir ve muhasebe kaydı oluşur.
Yönetim tarafında kazanç, tek bir ekrandan güvenilir rapor alabilmektir: hangi ürün gerçekten kar ettiriyor, hangi müşterinin ödemesi gecikiyor, stokta ne kadar sermaye bekliyor.
ERP ile muhasebe programı arasındaki fark nedir?
Bu, en sık karıştırılan konudur. Muhasebe programı işletmenin mali kayıtlarını tutar: fatura, cari hesap, kasa, banka, beyanname. ERP ise muhasebeyi de içine alan, ama asıl olarak operasyonu yöneten bir yapıdır. Üretim reçetesi, iş emri, depo yerleşimi, satın alma onayı gibi süreçler muhasebe programında yer almaz.
Pek çok küçük işletme için iyi kurulmuş bir muhasebe programı yeterlidir. ERP ihtiyacı, operasyon büyüdüğünde ve bölümler arası aktarım işin önüne geçtiğinde ortaya çıkar.
Hangi işletmenin ERP'ye ihtiyacı vardır?
ERP'ye ihtiyaç işletmenin büyüklüğünden çok süreçlerinin karmaşıklığından doğar. Aşağıdaki işaretlerin birkaçı birden görülüyorsa ERP gündeme alınmalıdır:
- Aynı sipariş ya da ürün bilgisi birden fazla programa ve tabloya elle giriliyor.
- Stok miktarı programda bir, depoda başka çıkıyor.
- Üretim ya da hizmet maliyeti ancak ay sonunda, tahminle hesaplanabiliyor.
- Satış birden fazla kanaldan geliyor: bayi, e-ticaret sitesi, pazaryerleri.
- Yönetim raporu hazırlamak birkaç kişinin günlerini alıyor.
- Bir çalışan izne çıktığında süreç onun bilgisi olmadan ilerleyemiyor.
Tek ürün grubuyla, tek kanaldan ve az sayıda personelle çalışan bir işletmede ERP gereksiz bir yük olabilir. Bu durumda önce muhasebe programını ve satış kanallarını düzgün bağlamak daha hızlı sonuç verir.
ERP ile CRM arasındaki fark nedir?
ERP işletmenin içini, CRM ise müşteriyle olan ilişkiyi yönetir. CRM satış öncesini izler: aday müşteri, görüşme, teklif, takip. Müşteri siparişi verdiği anda iş ERP'ye geçer: üretim, stok, sevkiyat, fatura. İki sistemin birbirine bağlı olması, teklifte verilen fiyatın ve teslim tarihinin üretimde de aynı kalmasını sağlar. CRM'i ayrıntılı olarak CRM nedir yazımızda anlattık.
ERP seçerken nelere bakılmalı?
Türkiye'de yaygın kullanılan yerli ve yabancı pek çok ERP çözümü bulunuyor. Seçim yapmadan önce şu sorulara yazılı cevap almak işinizi kolaylaştırır:
- Süreç uyumu: Programın sizin iş akışınıza uyması mı bekleniyor, yoksa iş akışınızı programa uydurmanız mı? Demo sırasında kendi gerçek bir siparişinizi baştan sona sistemde yürütmeyi isteyin.
- Yerel mevzuat: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter entegrasyonu hazır mı?
- Diğer sistemlerle bağlantı: E-ticaret sitesi, pazaryerleri, kargo firmaları ve bankalarla hazır bağlantısı var mı, yoksa ayrıca geliştirme mi gerekiyor? API, yani diğer yazılımların ERP ile veri alışverişi yapabildiği kapı, açık ve belgelenmiş mi?
- Kullanıcı ve modül yapısı: Lisans kullanıcı başına mı, modül başına mı ücretleniyor? İleride kullanıcı ya da şube eklendiğinde maliyet nasıl değişiyor?
- Bulut ya da kurulum: Program işletmenin kendi sunucusunda mı çalışacak, yoksa üreticinin bulutunda mı? Veri kimin kontrolünde kalacak ve dışarı nasıl aktarılabilecek?
- Destek ve eğitim: Kurulum sonrasında destek kim tarafından, hangi koşullarla veriliyor?
Fiyat teklifleri karşılaştırılırken yalnızca lisans bedeline bakmamak gerekir. Kurulum, veri aktarımı, kullanıcı eğitimi, özelleştirme ve yıllık bakım çoğu zaman toplam maliyetin büyük kısmını oluşturur.
ERP diğer sistemlere nasıl bağlanır?
Bugün çoğu işletme ERP'yi tek başına kullanmaz. E-ticaret sitesi, pazaryerleri, kargo firmaları ve CRM ile veri alışverişi yapması gerekir. Bu bağlantılar kurulmadığında ERP'nin sağladığı tek kayıt avantajı kaybolur; siparişler yine elle aktarılır.
İyi kurulmuş bir yapıda e-ticaret sitesinden ya da pazaryerinden gelen sipariş ERP'ye kendiliğinden düşer, stok değişikliği bütün satış kanallarına yansır, kargo takip numarası müşteriye otomatik iletilir. Pazaryeri tarafındaki bağlantıyı pazaryeri entegrasyonu sayfamızda, entegrasyon programı seçimini ilgili yazımızda anlattık.
Hazır bağlantının bulunmadığı durumlarda ERP'nin API'si üzerinden işletmeye özel bir bağlantı geliştirilir. Bu iş, ERP'nin yerini almaz; ERP'yi işletmenin diğer sistemleriyle konuşur hale getirir. Bu tür entegrasyon ve otomasyon işleri özel yazılım hizmetimizin bir parçasıdır.
ERP projesi neden başarısız olur?
ERP projelerinde görülen sorunların çoğu hazırlık aşamasında başlar:
- Mevcut süreçler yazıya dökülmeden kuruluma başlanması.
- Eski verinin temizlenmeden yeni sisteme aktarılması.
- Kullanıcıların eğitime ve geçiş sürecine yeterince dahil edilmemesi.
- Her şeyin aynı anda devreye alınmaya çalışılması.
Geçişi bölüm bölüm yapmak, önce en çok zaman kaybettiren süreci ele almak ve eski sistemle yeni sistemi kısa bir süre paralel çalıştırmak riski azaltır.
Kısaca
ERP, işletmenin farklı bölümlerinin aynı veriyle çalışmasını sağlayan yazılımdır. İhtiyaç, işletmenin büyüklüğünden çok aynı bilginin kaç kez elle aktarıldığına bakılarak belirlenir. Doğru seçim, işletmenin gerçek süreçleriyle yapılan bir demoyla ve ERP'nin diğer sistemlere nasıl bağlanacağı netleştirilerek yapılır.